8.4.5 Úschova účetních písemností
Ing. Jiřina Tichá
Vnitřní směrnice
Pro ty účetní jednotky, kterým zákon o archivnictví neukládá povinnost zpracovat spisový a skartační řád, lze doporučit zpracování vnitřní směrnice o úschově písemností, která zohlední jak povinnosti uložené zákonem o archivnictví (zákon č. 499/2004 Sb., v platném znění), tak ZoÚ. ZoÚ oproti předchozím verzím neukládá zřízení archivu či spisovny a v něm oddělené uložení účetních písemností, ale obecně vyžaduje zajistit ochranu účetních záznamů a jejich obsahu, použitých technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení před jejich zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou či přístupem k nim, ztrátou nebo odcizením.
Úschova písemností dle ZoÚ
ZoÚ neřeší úschovu všech písemností, ale jen těch, které jsou účetním záznamem. Vzhledem k tomu, že účetnictví popisuje převážnou většinu ekonomických aktivit účetních jednotek a účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví, spadá pod jeho ustanovení významná část dokumentů, o jejichž úschově bude společnost, resp. její jednatel rozhodovat.
Lhůty stanovené zákonem o účetnictví ale platí pro úschovu písemností, pokud jiný právní předpis nestanoví lhůty delší.
Obecné lhůty nalezneme v § 31 ZoÚ:
a) účetní závěrka a výroční zpráva se uchovávají po dobu 10 let,
b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy a účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví, se uchovávají po dobu 5 let,
a to v obou případech počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
…
