9.9.2 Cestovní náhrady

9.9.2 Cestovní náhrady

JUDr. Jan Horecký, Ph.D.

S pracovními cestami je úzce spojena i povinnost zaměstnavatele poskytovat zaměstnancům stravné a náhrady, které se zaměstnanci poskytují v souvislosti s výkonem práce (cestovní náhrady). Zaměstnavatel je podle zákoníku práce povinen poskytovat zaměstnanci náhradu výdajů, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s výkonem práce. Tato povinnost zaměstnavatele se uplatní i v případě pracovní cesty.

Zaměstnavatel by měl předem písemně určit (např. přímo v cestovním příkazu) podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména:

• dobu a místo nástupu a ukončení cesty,

• místo plnění pracovních úkolů,

• způsob dopravy a ubytování.

Při určování těchto podmínek by měl přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance.

Zaměstnavatel má určit podmínky týkající se pracovní cesty předem. Stejně tak je povinen zaměstnance vybavit finančními prostředky, které pokryjí předpokládané výdaje. S ohledem na konkrétní okolnosti, za kterých bude pracovní cesta vykonávána, se může samozřejmě stát, že předvídané podmínky se změní (vždy je třeba vycházet ze závěrečné zprávy po návratu z cesty). V takovém případě by měl zaměstnanec zaměstnavatele o těchto změnách informovat a zaměstnavatel by na ně měl reagovat. Např. v důsledku zpoždění spoje se může stát, že zaměstnavatelem předem stanovené podmínky nebudou odpovídat skutečnosti. Vzhledem k tomu, že se od těchto předem stanovených podmínek odvozují i cestovní náhrady, není možné původní výpočet cestovních náhrad uplatnit. Zaměstnavatel pak poskytne zaměstnanci náhradu cestovních nákladů podle následně prokázaných skutečných výdajů zaměstnance.

Vzniklé cestovní výdaje, které zaměstnanci během pracovní cesty vznikly, může zaměstnavatel chtít po zaměstnanci prokázat. Každopádně by mělo po skončení pracovní cesty dojít k jejich finálnímu vyúčtování. Pokud by se zaměstnanci stalo, že např. z důvodu ztráty dokladů, jízdenek apod. nemohl zaměstnavateli další výdaje prokázat, může mu zaměstnavatel (nebude-li se jednat např. o náhradu pohonných hmot) poskytnout cestovní náhrady v jím uznané výši, které odpovídají běžným podmínkám.

Zaměstnanec by se měl k vyúčtování pracovní cesty dostavit do deseti dnů od návratu ze služební cesty, není-li mezi ním a zaměstnavatelem dohodnuto jinak (v interních předpisech zaměstnavatele, popř. v kolektivní smlouvě, může být obsaženo znění, podle kterého bude příslušná doba prodloužena, nikdy ne zkrácena. V případě specifických druhů zaměstnanců – např. těch, u kterých se předpokládá samostatné rozvrhování pracovní doby i služebních cest – vázáno vyúčtování služebních cest a nároků primárně vždy v rámci měsíční fakturace nákladů na měsíční výkazy práce).

Vzhledem k tomu, že se úprava pracovní cesty, s kterou je někdy problematika cestovních náhrad zaměňována, vztahuje i na základní pracovněprávní vztahy založené dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr, je důležité upozornit na skutečnost, že cestovní náhrady se na „dohodáře” automaticky nevztahují! Pro to, aby měli na cestovní náhrady spojené s výkonem pracovní cesty nárok i zaměstnanci činní pro zaměstnavatele na základě některé z dohod konaných mimo pracovní poměr, je nutné tento jejich nárok v dohodě přímo sjednat. Sjednání náhrad i pro zaměstnance pracující na základě dohod však zákoník práce neřadí mezi zákonné povinnosti zaměstnavatele. Případné poskytování cestovních náhrad je tak zcela na libovůli zaměstnavatele. Nárok na cestovní náhrady může rovněž vyplývat z vnitřní směrnice zaměstnavatele (zaměstnavatel vnitřním předpisem přizná právo na cestovní náhrady všem zaměstnancům, jmenovitě i zaměstnancům činným na základě dohody o provedení práce, popř. dohody o pracovní činnosti), popř. ze s odborovou organizací dojednané kolektivní smlouvy.

Nárok na cestovní náhrady náleží dohodářům za předpokladu, že je sjednán. Zaměstnanci, kteří jsou pro zaměstnavatele zavázáni vykonávat práci na základě dohody o provedení práce, náleží cestovní náhrady, bylo-li tak dohodnuto, i v případě, kdy nebude ve smlouvě uvedeno místo pravidelného pracoviště a práce bude vykonávána mimo obec jeho bydliště.

Pokud bude dohoda obsahovat závazek zaměstnavatele k poskytnutí cestovních náhrad i zaměstnanci, který pro něj vykonává práci na základě některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, pak platí následující. Cestovní náhrady je možné zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, poskytnout pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, a současně i místo pravidelného pracoviště zaměstnance.

Má-li však zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, a to i v případě, kdy by nedošlo k sjednání místa pravidelného pracoviště.

Na tomto místě je nutné upozornit na skutečnost, že stejně jako nelze zaměňovat pracovní cestu s cestovními náhradami, nelze pracovní cestu vnímat ani jako základní a jedinou podmínku vzniku nároku na cestovní náhrady. Nárok na cestovní náhrady přísluší zaměstnanci i v případě, kdy nebude vyslán na pracovní cestu, ale kdy bude vykonávat pro zaměstnavatele práci pouze mimo místo pravidelného pracoviště.

Pro účely cestovních náhrad se pracovní cestou rozumí i vyslání zaměstnance mimo místo jeho pravidelného pracoviště za předpokladu, že bylo místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, popř. ve smlouvě je uvedené pravidelné pracoviště určeno šířeji, než jedna obec. Není-li pravidelné pracoviště sjednáno, popř. je-li sjednáno šířeji než jedna obec, pak se za místo pravidelného pracoviště pro účely cestovních náhrad, tj. místo, odkud se počítá vznik nároku zaměstnance na cestovní náhrady, považuje místo, odkud nejčastěji začínají zaměstnancovi cesty za zaměstnáním, což bude s největší pravděpodobností jeho bydliště.

Druhy cestovních náhrad

Mezi jednotlivé druhy cestovních náhrad, které je zaměstnavatel povinen zaměstnanci v souvislosti s jeho vysláním na pracovní cestu poskytnout, patří především:

• náhrada jízdních výdajů,

• náhrada jízdních výdajů k návštěvě rodiny,

• náhrada výdajů za ubytování,

• náhrady zvýšených stravovacích výdajů (stravné),

• náhrada nutných vedlejších výdajů.

Zákoník práce v ust. § 151 a násl. ZP vyjmenovává celý etalon situací, při kterých může zaměstnanci vzniknout nárok na proplacení výdajů a cestovních náhrad.

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

a) pracovní cestě (§ 42),

b) cestě mimo pravidelné pracoviště,

c) mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,

d) přeložení (§ 43),

e) dočasném přidělení (§ 43a),

f) přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,

g) výkonu práce v zahraničí.

K náhradám, na které může zaměstnanci vzniknout nárok, patří např. i náhrady za opotřebení vlastních nástrojů a pomůcek užitých pro výkon práce s vědomím zaměstnavatele, popř. náhrada majetkové škody, která zaměstnanci vznikne např. na jeho oděvu, který při služební cestě používá (např. při vystupování z hromadného dopravního prostředku roztržené kalhoty). Zde se však nejedná o cestovní náhrady, ale náhrady za opotřebení či poškození, které se odvíjí od povinnosti zaměstnavatele k náhradě škody.

Nejčastějšími cestovními výdaji, které jsou kryty cestovními náhradami, jsou zejména stravné a náhrady jízdních výdajů.

Stravné

V případě stravného se jedná o náhradu zvýšených stravovacích výdajů. Při rozhodování o výši stravného je nutné rozlišovat, byl-li na pracovní cestu vyslán zaměstnanec pracující v podnikatelském (soukromém), nebo státním (veřejném) sektoru. Podle toho, v kterém sektoru je zaměstnanec zaměstnán, se totiž řídí např. výše základní náhrady stravného, na kterou má zaměstnanec nárok, a současně i nejvyšší výměra poskytnutého stravného, která nebude spadat do základu daně (nebude podléhat pojistnému). Stejně tak je třeba rozlišovat, jedná-li se o pracovní cestu v rámci České republiky (tuzemská pracovní cesta) nebo o pracovní cestu do zahraničí. Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky.

Zákonné stravné reflektuje skutečnost, že je zaměstnanec na pracovní cestě vystaven povinnosti (povětšinou) nestandardního způsobu stravování (např. návštěva restaurace k zajištění teplých jídel, místo domácího vaření, popř. chystání svačin). Na druhou stranu zaměstnavatel není povinen zaměstnanci nahradit veškeré výdaje, které mu při stravování vznikly! Výše stravného je proto určována každý rok ve vyhlášce o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad jak pro tuzemské pracovní cesty (pro rok 2024 jde o vyhlášku č. 396/2023 Sb.), tak pro zahraniční pracovní cesty (pro rok 2024 se jedná o vyhlášku č. 341/2023 Sb., účinnou od 1. ledna 2024). Výše stravného je vždy odvozována od konkrétní délky trvání pracovní cesty.

Pro rok 2024 je určena výše stravného pro tuzemské pracovní cesty následovně:

V podnikatelském sektoru poskytne zaměstnavatel zaměstnanci v souvislosti s výkonem pracovní cesty stravné nejméně ve výši:

• 140 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

• 212 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

• 333 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

V nepodnikatelském sektoru může být výše stravného určena v rámci předem daného rozmezí. Jedná se pak o následující částky:

Za každý kalendářní den pracovní cesty má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout stravné ve výši:

• 140 Kč až 166 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

• 212 Kč až 256 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

• 333 Kč až 398 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

K změnám v souvislosti se stravným dochází prakticky každý rok, proto je vhodné agendu novelizace stravného sledovat.

V některých případech doznala změn i povinná výše stravného, které se zaměstnanci poskytuje v souvislosti se zahraniční pracovní cestou. Podrobnosti najdete v příloze vyhlášky č. 341/2023 Sb.

Zahraniční stravné poskytuje zaměstnavatel v cizí měně tak, aby zaměstnanec mohl s částkami přímo disponovat. Pokud při zahraniční pracovní cestě zaměstnanec navštíví více zemí, pak se mu zahraniční stravné bude posuzovat podle úrovně té země, ve které stráví v daném kalendářním dni nejvíce času.

Jak při vnitrostátní pracovní cestě, tak při zahraniční pracovní cestě, vzniká-li zaměstnanci právo na stravné, může na základě zákonem předvídaných skutečností docházet ke krácení stravného.

Viz vyhláška Ministerstva financí č. 341/2023 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2024 a Ministerstva práce a sociálních věcí č. 398/2023 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad.

U zaměstnance, který je vyslán na pracovní cestu, a který splní předpoklady pro přiznání stravného, může dojít i k jeho přiměřenému krácení. Pokud totiž bude zaměstnanci na pracovní cestě poskytnuto bezplatné jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře a na které zaměstnanec sám nepřispívá, pak lze zaměstnanci stravné zkrátit při tuzemské pracovní cestě až o hodnotu:

• 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

• 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, max. však 18 hodin a

• 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin,

a při zahraniční pracovní cestě obdobně, v souvislosti s přiznaným stravným.

Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby snížené za každé bezplatné jídlo až o…