8.4.4 Další účetní pojmy

Oba výše uvedené podpisy náleží osobám ze společnosti, která o dokladu účtuje – jiný podpis, tedy např. podpis dodavatele, není povinnou náležitostí dokladu.

Další náležitosti dokladu v případě, že účetní jednotka je plátcem DPH, stanoví § 26 až 35a ZDPH.

V případě vystavovaných účetních dokladů předávaných mimo účetní jednotku, tedy zejména faktur, je třeba dodržet i obecné náležitosti obchodních listin (§ 435 NOZ).

Žádný právní předpis neukládá společnosti s ručením omezeným, aby vlastnila razítko. Razítko nikdy nebylo a není náležitostí účetního dokladu.

Přitom platí, že:

1. výše uvedené skutečnosti, které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech;

2. obsah účetního případu, účastníci a cenové informace se mohou týkat více účetních případů (v případě opakujících se účetních případů stejného obsahu je možno je sloučit na jeden doklad);

3. podpisové záznamy mohou být společné pro více účetních dokladů (příkladem mohou být různé v praxi používané sborníky dokladů či souhrnné rekapitulace např. v případě pokladních dokladů).

Účetní zápis

Účetní zápis je zápis účetního případu doloženého účetním dokladem v účetních knihách. Účetní jednotky jsou povinny provádět účetní zápisy průběžně v účetním období po vyhotovení účetního dokladu takovým způsobem, který neohrozí splnění požadavků rovněž jiných právních předpisů. K účetnímu zápisu musí být připojen podpisový záznam osoby odpovědné za jeho provedení, není-li shodný s podpisovým záznamem osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu. Účetní zápisy nesmějí účetní jednotky provádět mimo účetní knihy.

Účetní knihy

Účetními knihami jsou:

a) deník (deníky): v nich jsou účetní zápisy uspořádány z hlediska časového (chronologicky) a účetní jednotka jimi prokazuje zaúčtování všech účetních případů v účetním období,

b) hlavní kniha: v níž jsou účetní zápisy uspořádány z hlediska věcného (systematicky),

c) knihy analytických účtů, v nichž podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy,

d) knihy podrozvahových účtů, ve kterých se uvádějí účetní zápisy, které se neprovádějí v hlavní knize a v knihách analytických účtů.

Hlavní kniha

Hlavní kniha zahrnuje syntetické účty podle účtového rozvrhu, které obsahují minimálně tyto informace:

• zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha,

• souhrnné obraty strany Má dáti a Dal účtů alespoň za kalendářní měsíc,

• zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka.

Forma vedení účetnictví

Prakticky lze vést účetnictví (tj. účetní knihy) i bez pomoci počítače. Jak na to? Existují v podstatě tři způsoby:

1. Přepisovací, kdy se každý účetní případ zapisuje dvakrát – do deníku a do hlavní knihy (každý účet hlavní knihy pak bývá veden na samostatném listu (kartě);

2. Druhý způsob (rozpisovací, tabelární) znají účetní pamětníci zejména jako tzv. „americký deník”. Účetní zápisy je třeba zapisovat důsledně chronologicky, první sloupce obsahují údaje deníku (minimálně datum zaúčtování, odkaz na účetní doklad a popis obsahu účetního případu). Dále jsou pro každý účet uvedený v účtovém rozvrhu potřeba vždy dva sloupce – jeden pro zápisy na straně Má dáti, druhý pro zápisy na straně Dal. Tuto formu mohou dnes využít malé společnosti pro vedení účetnictví jen pomocí tabulkového procesoru (spread-sheetu, např. excel);

3. Třetí způsob je způsob propisovací, kdy se účetní záznamy provádějí v jedné knize (deníku) a pomocí kopíráku se propisují do druhé knihy (hlavní knihy), či naopak zápis do hlavní knihy se propisoval do deníku. K tomu sloužily přizpůsobené formuláře.

V drtivé většině účetních programů pak jediným pořizovaným záznamem je zápis do účetního deníku. Hlavní kniha a knihy analytických a podrozvahových účtů jsou výstupy uspořádané z deníkových záznamů.

Obratová předvaha

Obratová předvaha při ručním zpracování sloužila ke kontrole, zda zapsané obraty na straně Má dáti (v hlavní knize, v deníku) jsou shodné s obraty na straně Dal. V účetních programech je takto označován výstup obdobný či totožný s hlavní knihou (knihou analytických či podrozvahových účtů).

Směrná účtová osnova

Směrná účtová osnova určuje uspořádání a označení účtových tříd a účtových skupin. Pro společnosti s ručením omezeným je předepsána v příloze č. 4 k prováděcí vyhlášce.

Účtový rozvrh

Účtový rozvrh: na podkladě směrné účtové osnovy jsou účetní jednotky povinny sestavit účtový rozvrh, v němž uvedou účty potřebné k zaúčtování všech účetních případů a k sestavení účetní závěrky v dané účetní jednotce. Účetní jednotky sestavují účtový rozvrh pro každé účetní období; v průběhu účetního období je možno účtový rozvrh doplňovat. Pokud nedochází k prvnímu dni účetního období ke změně účtového rozvrhu platného v předcházejícím účetním období, postupuje účetní jednotka podle tohoto rozvrhu i v následujícím účetním období. Do účtového rozvrhu doporučujeme opravdu účty pouze doplňovat, nepoužívat jednou použitý účet v následujícím období k jinému účelu. Tento nešvar by v příštích letech komplikoval zejména finanční analýzu.

Účetní jednotky nesmějí zřizovat účty mimo účtový rozvrh a účetní knihy.

Účet

Co se ze ZoÚ i prováděcí vyhlášky dá vyčíst, je požadavek na hierarchické strukturování účtů: první číslice v čísle účtu je účtová třída, první dvě číslice účtová skupina. Dále zákon hovoří o syntetických účtech, které si účetní jednotka stanoví na základě směrné účtové osnovy, která je přílohou prováděcích vyhlášek. Pro podnikatele jsou ve směrné účtové osnově uvedeny pouze účtové skupiny, pro některé jiné typy účetních jednotek směrná účtová předepisuje i třímístné syntetické účty.…