6.4 Povinnosti jednatele při řízení společnosti

6.4 Povinnosti jednatele při řízení společnosti

JUDr. Dita Komárková

Výkon funkce jednatele je spojen s řadou povinností. Mezi hlavní činnosti jednatele patří zastupování společnosti navenek a obchodní vedení společnosti. K dalším povinnostem jednatele patří zajištění řádného vedení předepsané evidence a účetnictví, vedení seznamu společníků, na žádost společníka informovat o věcech společnosti, svolávat valnou hromadu, provádět rozhodnutí valné hromady, zpracování písemné zprávy o finanční asistenci, zpracování zprávy o vztazích mezi propojenými osobami, zveřejňování usnesení valné hromady o snížení základního kapitálu, vyzývat věřitele k přihlášení pohledávek při snížení základního kapitálu aj.

Obchodní vedení

Obchodní vedení představuje činnost jednatelů vyvíjenou směrem do společnosti, na rozdíl od jednání s třetími osobami, jež představuje zastupování společnosti navenek.

Přestože ZOK pojem obchodní vedení nevymezuje, definici pojmu obchodní vedení přinesla judikatura. Obchodním vedením se rozumí organizování a řízení běžné podnikatelské činnosti společnosti, zejména rozhodování o provozu podniku (závodu) společnosti a s tím souvisejících vnitřních záležitostech společnosti.

Lze udělit jednateli pokyn k obchodnímu vedení?

Právní úprava nepřiznává nikomu právo udělovat jednateli pokyny týkající se obchodního vedení společnosti. Nicméně ZOK zakotvuje oprávnění jednatele požádat valnou hromadu o udělení pokynu k obchodnímu vedení. Udělení pokynu ze strany valné hromady však nezbavuje jednatele povinnosti jednat s péčí řádného hospodáře. Jednatel musí i přes udělený pokyn valné hromady zvážit, zda udělený pokyn není v rozporu s právními předpisy či v rozporu se zájmy společnosti. ¹

Novela zákona o obchodních korporacích ² najisto zakotvuje, že jednatel se řídí zásadami a pokyny schválenými valnou hromadou, pokud jsou v souladu s právními předpisy a společenskou smlouvou. Jinými slovy, valná hromada je oprávněna udělovat jednateli strategické a koncepční pokyny, pokud neodporují právním předpisům nebo společenské smlouvě. Od těchto strategických a koncepčních pokynů je však nezbytné odlišovat pokyny týkající se obchodního vedení, které jsou, až na výjimku uvedenou v předchozím odstavci, zakázány.

Povinnost řádně vést předepsanou evidenci a účetnictví

Povinnost zajistit řádné vedení předepsané evidence a účetnictví je jednatelům uložena v § 196 ZOK. Společnost s ručením omezeným je povinna vést účetnictví, a to ode dne svého zápisu do obchodního rejstříku, tedy ode dne svého vzniku. Jak vyplývá z uvedeného zákonného ustanovení, neznamená to, že by jednatel musel vést účetnictví osobně. Jednatel je povinen jeho řádné vedení zajistit. V praxi často jednatelé pověří vedením účetnictví osobu, která k tomu má potřebné znalosti a kvalifikaci. Tímto se však jednatel nezbavuje své odpovědnosti zajistit řádné vedení účetnictví. Povinností jednatele je tedy dohlížet nad jeho řádným vedením a v případě, že by zjistil jakékoliv nesrovnalosti ve vedení účetnictví, je povinen okamžitě zjednat nápravu.

Součástí povinnosti řádného vedení účetnictví je i sestavování účetních závěrek. Ty se sestavují buď jako řádné nebo mimořádné, případně jako mezitímní účetní závěrky. Ve stanovených případech je společnost povinna sestavit tzv. konsolidovanou účetní závěrku, která slouží k informování společníků společnosti ovládající jinou společnost o stavu majetku a závazků společnosti či společností jí ovládaných. Jde o účetní závěrku, která v sobě zahrnuje účetní závěrky všech společností (jak ovládajících, tak i ovládaných). Účetní závěrku tvoří rozvaha, výkaz zisku a ztráty a příloha, která vysvětluje a doplňuje informace obsažené v rozvaze a ve výkazu zisku a ztráty. Účetní závěrka musí být podepsána jednatelem.

Společnost je povinna sestavovat řádnou účetní závěrku vždy k poslednímu dni účetního období. K řádné účetní závěrce je povinna sestavit daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob. Mimořádná účetní závěrka se sestavuje například při vstupu společnosti do likvidace apod.

V zákonem stanovených případech se sestavuje mezitímní účetní závěrka, která slouží v podstatě pouze ke zjištění majetkového stavu společnosti k určitému datu. Mezitímní účetní závěrka se sestavuje například při změně právní formy společnosti.

Účetní závěrku, ať již řádnou, mimořádnou či konsolidovanou a v zákonem stanovených případech i mezitímní účetní závěrku, schvaluje valná hromada společnosti [ § 190 odst. 2 písm. g) ZOK ].

Povinnost vést seznam společníků společnosti

Další povinností jednatelů uloženou jim ustanovením § 196 ZOK je povinnost zajišťovat vedení seznamu společníků společnosti. Seznam společníků musí obsahovat minimálně zákonem stanovené údaje a musí být aktualizován bez zbytečného odkladu poté, co společnosti bude prokázána změna zapisovaných údajů. Povinností jednatelů není vést seznam společníků osobně, postačí, že toto vedení seznamu společníků zajistí. Nicméně, jednatelé jsou povinni zkoumat, zda v daném případě nastaly podmínky pro provedení změny v seznamu společníků, a pokud ano, pak takovou změnu provést, případně zajistit provedení této změny.

Povinnost informovat o věcech společnosti

Podle ustanovení § 155 ZOK mají společníci společnosti právo požadovat informace o společnosti. Tomuto právu odpovídá v ustanovení § 196 ZOK povinnost jednatelů na žádost společníka danou informaci poskytnout.

Jednatelé oprávněni odmítnout poskytnutí informace. Jednatelé společnosti mohou poskytnutí informace zcela nebo zčásti odmítnout, pouze nastane-li zákonem předpokládaná situace. Tedy pokud:

a) se bude jednat o utajovanou informaci podle jiného právního předpisu, ⁴ nebo

b) bude požadována informace veřejně dostupná.

ZOK výslovně uvádí, že právo na informace může uplatnit též společníkův zástupce. Požaduje-li poskytnutí informace společníkův zástupce, jsou jednatelé povinni poskytnout požadovanou informaci tomuto zástupci. Nicméně za účelem ochrany společnosti, je požadováno, aby společníkův zástupce doložil společnosti, že je zavázán alespoň ke stejné mlčenlivosti jako společník.

Povinnost podávat návrhy na zápis změn do obchodního rejstříku

V průběhu existence společnosti dochází k různým změnám ve společnosti, mimo jiné i těm, které je nutné zapsat do obchodního rejstříku. Může se jednat o změnu v osobě jednatele, změnu sídla společnosti, změnu v osobě společníka apod. Skutečnosti, které se zapisují do obchodního rejstříku, vyjmenovává zákon o veřejných rejstřících. ⁵

Všechny skutečnosti, které se zapisují do obchodního rejstříku, a k jejichž změně dojde, musí být bez zbytečného odkladu do obchodního rejstříku zapsány tak, aby bylo dosaženo souladu stavu zapsaného v rejstříku se stavem skutečným. Tuto povinnost ukládá společnosti především ustanovení § 11 odst. 2 ZVR, který stanoví, že návrh na zápis zapisovaných údajů musí být podán bez zbytečného odkladu po vzniku rozhodné skutečnosti.

Návrh na zápis do obchodního rejstříku podává jednatel, popřípadě jiná osoba, která k tomu byla zmocněna společností, na předepsaném formuláři, který je dostupný na internetových stránkách Ministerstva spravedlnosti, a to www.justice.cz. Je-li návrh podáván v elektronické podobě, musí být podepsán v souladu se zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů. Návrh na zápis do obchodního rejstříku lze podat i v listinné podobě, v takovém případě musí být podpis úředně ověřen.

Návrh je třeba doložit listinami o skutečnostech, které mají být do obchodního rejstříku zapsány, a listinami, které se zakládají do sbírky listin, jež jsou vyjmenovány v ustanovení § 66 ZVR.

Sankční postih

Porušení povinnosti podat návrh na zápis do obchodního rejstříku je porušením péče řádného hospodáře, za což může být jednatel odpovědný nejen v civilně-právní rovině, tj. odpovědný vůči společnosti za způsobenou újmu, ale i v trestně-právní rovině, tj. odpovědnost za trestný čin zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění podle § 254 TZ. Podle § 254 odst. 2 TZ je trestným činem jednání toho, kdo jiného ohrozí nebo omezí na právech tím, že bez zbytečného odkladu nepodá návrh na zápis zákonem stanoveného údaje do obchodního rejstříku, nebo neuloží listinu do sbírky listin, ač je k tomu podle zákona nebo smlouvy povinen.

Sankční postih nedopadá pouze na jednatele společnosti, ale je stíhána i sama společnost, a to podle:

a) zákona o veřejných rejstřících: Pokud společnost ani na výzvu rejstříkového soudu nesdělila skutečnosti nebo nepředložila listiny potřebné k rozhodnutí v řízení zahájeném bez návrhu nebo nepředložila listiny, které podle tohoto nebo jiného zákona mají být založeny do sbírky listin. Předseda senátu může uložit pořádkovou pokutu společnosti až do výše 100 000 Kč. Pokud se tato situace opakuje nebo pokud může mít neplnění zákonných povinností závažné důsledky pro třetí osoby a je na tom právní zájem, pak může rejstříkový soud i bez návrhu rozhodnout o zrušení společnosti;

b) zákona č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim, v platném znění: Trestně odpovědná za trestný čin uvedený v § 245 TZ je i právnická osoba, tj. v tomto případě příslušná společnost s ručením omezeným, a to za podmínek stanovených v tomto zákoně.

Povinnost svolávat valnou hromadu

Povinnost svolávat valnou hromadu společnosti stanoví jednateli § 181…