9.15.4.2 Povinnosti zaměstnavatelů
JUDr. Jan Přib
A) Povinnost vést a předkládat stanovené záznamy
Zaměstnavatelé jsou povinni vést potřebné záznamy o skutečnostech rozhodných pro nárok na důchody z důchodového pojištění, jejich výši a výplatu. Evidence, kterou zaměstnavatelé vedou o osobách, vůči nimž jsou příslušní plnit povinnosti v důchodovém pojištění, musí podle § 37 ZOPSZ obsahovat tyto údaje:
a) příjmení (včetně všech dřívějších příjmení), jméno, datum a místo narození, pohlaví, místo trvalého pobytu, státní občanství, a byla-li osoba účastna důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jejím prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění,
b) rodné číslo,
c) vznik a skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění,
d) vyměřovací základ pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti za příslušná rozhodná období,
e) dobu dočasné pracovní neschopnosti, s výjimkou dočasné pracovní neschopnosti, kterou si občan přivodil úmyslně, a karantény, dobu, po kterou trvala potřeba ošetřování nebo péče o dítě ve věku do 10 let nebo jiného člena domácnosti, nejde-li o osoby, které podle zákona o nemocenském pojištění nemají nárok na ošetřovné, a skutečnost, zda pojištěnec v žádosti o ošetřovné uvedl, že je osamělý, dobu, po kterou trvala potřeba poskytování dlouhodobé péče, nejde-li o osoby, které nemají nárok na dlouhodobé ošetřovné, dobu, po kterou trvala podpůrčí doba u otcovské, a dobu před porodem, po kterou nebyla vykonávána výdělečná činnost z důvodu těhotenství, nejdříve však od začátku osmého týdne před očekávaným dnem porodu, do dne, který bezprostředně předchází dni porodu,
f) dobu pracovního volna bez náhrady příjmu a neomluvené nepřítomnosti v práci,
g) záznam, zda osoba pobírá předčasný starobní důchod (tj. důchod podle § 31 ZDPo), kdo jej vyplácí, datum vzniku nároku na tento důchod, popřípadě číslo rozhodnutí o jeho přiznání, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra nebo spravedlnosti,
h) nepodléhá-li zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle zákona o důchodovém pojištění, údaje o jeho důchodovém pojištění v cizině,
i) dobu vojenské činné služby, nejde-li o vojáky z povolání.
Je-li zaměstnavatelem obchodní společnost, musí její evidence za období před rokem 2014 obsahovat též seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady této společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést. Tuto evidenci je obchodní společnost povinna uschovávat po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno. Tyto povinnosti platí obdobně pro družstvo.
Zaměstnavatel dále vede evidenci o náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní (služební) úraz nebo nemoc z povolání, které vyplácí. O době a důvodu poskytování těchto náhrad a o výši těchto náhrad vyplácených v jednotlivých kalendářních letech vystavuje příjemcům náhrad potvrzení. Toto potvrzení předkládá pojištěnec až v souvislosti s žádostí o přiznání důchodu. Toto potvrzení je zaměstnavatel povinen vystavit občanu do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti o jeho vystavení.
Pokud zaměstnavatel před rokem 1996 vyplácel zvláštní příspěvek horníkům, vede evidenci též o výplatě tohoto příspěvku a vystavuje příjemcům tohoto příspěvku potvrzení o době poskytování příspěvku a o výši příspěvku vyplaceného v jednotlivých kalendářních letech. Rovněž toto potvrzení předkládá pojištěnec až v souvislosti se žádostí o přiznání důchodu. Toto potvrzení je zaměstnavatel povinen vystavit občanu do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti o jeho vystavení.
Forma vedení potřebných záznamů není předepsána; zpravidla jsou potřebné údaje zaznamenávány na mzdových listech.
Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat po dobu 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Jde-li však o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, uschovávají se jen po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Zaměstnavatel musí (kromě mzdových listů) dále uschovávat vždy doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.
Jestliže zaměstnavatel přijímá nového zaměstnance, je povinen zjistit od něho potřebné údaje pro založení stanovené evidence.
Každý zaměstnanec včetně příjemce důchodu je povinen sdělit svému zaměstnavateli plnícímu úkoly při provádění důchodového pojištění na základě výzvy zaměstnavatele skutečnosti rozhodné pro provádění důchodového pojištění zaměstnance.
Zaměstnavatel je povinen předkládat záznamy, které je povinen vést, vždy na výzvu orgánu sociálního zabezpečení, a to ve lhůtě určené tímto orgánem, popřípadě není-li ve výzvě lhůta určena, do osmi dnů ode dne doručení výzvy. Orgán sociálního zabezpečení může například vyzvat zaměstnavatele, aby doložil dobu trvání pojištění, výdělky pojištěnce za určitou dobu nebo počet vyloučených dob v určitém období; orgán sociálního zabezpečení o tyto údaje (resp. o doplnění těchto údajů) žádá v souvislosti s rozhodováním o přiznání důchodu, kdy potřebuje doložit chybějící údaje nebo upřesnit některé údaje, v souvislosti s posuzováním nároku na výplatu důchodu apod. Orgánem sociálního zabezpečení zde může být jak orgán rozhodující o důchodu (například Česká správa sociálního zabezpečení), tak okresní správa sociálního zabezpečení, která např. posuzuje invaliditu pojištěnce.
Při provádění důchodového pojištění má zaměstnavatel k dispozici řadu údajů o svých zaměstnancích. Proto je zaměstnancům zaměstnavatelů výslovně uložena povinnost zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, se kterými se seznámili při plnění úkolů v oblasti důchodového pojištění nebo v souvislosti s nimi. Tato mlčenlivost zaměstnanců trvá i po skončení pracovního vztahu k zaměstnavateli. Povinnosti mlčenlivost může tyto zaměstnance zbavit ten, v jehož zájmu mají tuto povinnost.
B) Povinnost vést a předkládat evidenční listy důchodového pojištění
Kromě záznamů obsahujících stanovené údaje jsou zaměstnavatelé povinni vést a předkládat evidenční list důchodového pojištění; tato povinnost je nejdůležitější povinností zaměstnavatele při plnění jeho úkolů v důchodovém pojištění, neboť evidenční list obsahuje rozhodující údaje pro přiznání důchodu. Tyto evidenční listy se vedou na tiskopisech vydaných orgány sociálního zabezpečení. Evidenční list důchodového pojištění se vede též pro pracující poživatele starobního důchodu.
Do evidenčních listů důchodového pojištění zaměstnavatelé zaznamenávají především dobu pojištění a vyměřovací základy pro pojistné na sociální zabezpečení. Evidenční listy se vedou vždy za…
