11.2 Odpovědnost notáře pro společnost

11.2

Odpovědnost notáře pro společnost

Mgr. Klára Svobodová

Při zakládání společnosti s ručením omezeným, ale i následně v průběhu její existence, nastávají situace, kdy je buď přímo ze zákona nutné využít služeb notáře, nebo je takový postup pro společnost či společníky vhodný. Následující článek stručně rozebírá jednotlivé druhy služeb poskytovaných notáři v souvislosti se zakládáním a provozováním společností s ručením omezeným.

Zakladatelská právní jednání a jejich změny jsou obligatorně pořizovány ve formě notářského zápisu. Notáři v souladu s ustanovením § 108 a násl. ZVR provádí přímé zápisy do obchodního rejstříku.

Společnost s ručením omezeným se může na notáře obrátit i v případě, že potřebuje výpis z informačního systému veřejné správy (např. výpis z katastru nemovitostí, obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů), výpis z rejstříku trestů nebo konverzi dokumentů, ať už z podoby listinné do podoby elektronické nebo naopak, neboť notáři jsou kontaktními místy Czech POINT. Dále notáři provádí legalizaci (ověřování podpisů) a vidimaci (ověřování listin – shody kopie s originálem), a to i ve vztahu k cizině, tj. pro účely vyššího ověření, jako je apostila a superlegalizace, které vyhotovuje ministerstvo spravedlnosti. Další agendou je sepis smluv, zejména kupních, darovacích a zástavních. Společnost s ručením omezeným může notáře využít také při úschově listin a peněz, a to i za účelem vydání dalším osobám. A v neposlední řadě také při sepisu notářských zápisů se svolením k vykonatelnosti.

 NahoruNotářské zápisy

S ohledem na potřebu právní jistoty vyžaduje zákon u některých právních jednání zvláštní formu. Touto formou je veřejná listina. Veřejná listina je definována v ust. § 567 NOZ mimo jiné jako listina, kterou za veřejnou prohlásí zákon. Podle ustanovení § 3026 NOZ a podle ust. § 776 odst. 2) ZOK se veřejnou listinou rozumí notářský zápis. Notářský zápis upravuje zákon č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád), který rozlišuje notářské zápisy o právních jednáních, notářské zápisy, jimiž se osvědčuje průběh valných hromad, a notářské zápisy o rozhodnutí orgánu právnické osoby.

Ze shora uvedeného vyplývá, že zákon předepisuje využití služeb notáře pro společnost s ručením omezeným nejen při jejím založení, ale i při provádění změn v zakladatelském právním jednání a chodu společnosti.

 NahoruZaložení společnosti

Úloha notáře při založení společnosti s ručením omezeným je poměrně široká, neboť kromě sepisu zakladatelského právního jednání a vyhotovení dalších potřebných dokumentů pro založení společnosti (např. čestné prohlášení jednatele a jeho souhlas se zápisem do obchodního rejstříku, souhlas s umístěním sídla společnosti, prohlášení správce vkladu společnosti, souhlas společníků se zápisem do obchodního rejstříku a ověření podpisu na nich, výpis z rejstříku trestů, výpis z katastru nemovitostí), může notář, který sepsal notářský zápis o zakladatelském právním jednání, přímo zapsat společnost do obchodního rejstříku, čímž dojde k jejímu vzniku.

ZOK v ust. § 8 stanoví, že společenská smlouva, případně zakladatelská listina, jde-li o jediného zakladatele, vyžaduje formu veřejné listiny. V tomto případě se jedná o notářský zápis o právním jednání. Obsahové náležitosti zakladatelského právního jednání jsou upraveny v ust. § 123 NOZ, v ust. § 146 ZOK a v ust. § 62 a násl. NŘ.

Proces vzniku společnosti je rozložen do několika fází. Zájemce o založení společnosti s ručením omezeným musí nejdříve předložit notáři potřebné podklady, kterými jsou zejména:

1) název společnosti, který nesmí být totožný nebo zaměnitelný s již existující společností (je vhodné provést rešerši na stránkách ministerstva spravedlnosti www.justice.cz a dále na stránkách www.overovac.cz ),

2) sídlo společnosti; v zakladatelském právním jednání postačuje uvedení pouze obce, ale k samotnému zápisu do obchodního rejstříku je potřeba uvést úplnou adresu sídla (obec, ulice, číslo popisné a orientační),

3) určení společníka či společníků (jméno, příjmení, datum narození, bydliště nebo název, sídlo a identifikační číslo),

4) předmět podnikání a činnosti dle živnostenského nebo jiného zákona,

5) druhy podílů, pokud jsou požadovány jiné než základní, výše vkladů a podílů jednotlivých společníků, údaj o tom, zda se bude jednat o vklad peněžitý či nepeněžitý,

6) určení jednatele či jednatelů (jméno, příjmení, datum narození, bydliště) a způsob jejich jednání (každý samostatně nebo společně, případná omezení),

7) určení správce vkladu (většinou jím bývá někdo ze zakladatelů, ale může to být i jiná osoba nebo banka) a

8) výše základního kapitálu (v českých korunách). Notář z uvedených podkladů vypracuje návrh textu společenské smlouvy, který bude obsažen v notářském zápise o zakladatelském právním jednání.

Další fází je samotný sepis notářského zápisu o založení společnosti. Notáři musí být při sepisu notářského zápisu o založení společnosti prokázána totožnost účastníků a existence společnosti. Účastníky mohou být jak fyzické osoby, jejichž totožnost se prokazuje platným úředním průkazem nebo potvrzením totožnosti dvěma svědky, kteří prohlásí, že účastníka osobně znají, tak právnické osoby, jejichž existence je prokázána výpisem z veřejného rejstříku, do kterého se zapisují. V případě, že jde o právnické osoby, které se nezapisují do žádného rejstříku, prokazují svoji existenci jiným způsobem, ze kterého lze soudit, že existují, a zároveň prohlášením o jejich existenci osobou, která za ně právně jedná.

Následuje doložení splnění všech zákonem požadovaných náležitostí pro zápis do veřejného rejstříku. Ust. § 19 ZVR stanoví, že návrh na zápis musí být doložen listinami o skutečnostech, které mají být do veřejného rejstříku zapsány, a listinami, které se zakládají do sbírky listin v souvislosti s tímto zápisem. Seznam těchto listin není oproti dřívější úpravě nikde výslovně uveden, a proto je nutno vycházet pouze z obsahu hmotněprávní úpravy. Poté, co jsou notáři doloženy všechny podklady a podán návrh na zápis společnosti do obchodního rejstříku, který podávají v souladu se zákonem všichni jednatelé, sepíše notář notářský zápis dle ust. § 80h NŘ, ve kterém osvědčí, jaké požadavky pro zápis do veřejného rejstříku byly splněny a na základě jakých jemu předložených písemností osvědčení činí.

Tato potřeba osvědčit dalším notářským zápisem (veřejnou listinou), že uvedené skutečnosti nastaly, vyplývá z toho, že zápis notářem je založen na tom, že notář při zápisu - na rozdíl od rejstříkového soudu - již neprovádí žádný další přezkum a zápis provede na podkladě notářských zápisů jím samým sepsaných s tím, že samotný přezkum již provedl předepsaným způsobem v rámci sepisu těchto veřejných listin. Z tohoto důvodu je třeba, aby bylo veřejnou listinou osvědčeno splnění všech požadavků pro zápis, které mají být splněny až po právním jednání, o němž je podkladový notářský zápis (zakladatelské právní jednání), tedy nejen uskutečnění následných právních jednání.

Dokládanými písemnostmi jsou zejména výpis z katastru nemovitostí, souhlas vlastníka s umístěním sídla společnosti, popřípadě nájemní smlouva s ověřenými podpisy. Pokud je vlastníkem sídla právnická osoba, je třeba doložit i výpis z veřejného rejstříku. Dále je nutný souhlas osob zapisovaných do obchodního rejstříku se zápisem do obchodního rejstříku s ověřeným podpisem, čestné prohlášení jednatelů a jejich souhlas se zápisem do obchodního rejstříku s ověřeným podpisem, výpis z rejstříku trestů jednatelů (pokud se jedná o české občany nebo o občany jiného členského státu Evropské unie, kteří mají na území ČR povolen trvalý pobyt, dokládají výpis z rejstříku trestů České republiky, ostatní osoby musí doložit výpis z rejstříku trestů nebo obdobného rejstříku ze státu, jehož jsou příslušníky), prohlášení správce vkladu s ověřeným podpisem, potvrzení banky o složení základního kapitálu (zákonem požadované části nebo celého) a výpis z živnostenského rejstříku nebo jiný doklad potvrzující předmět podnikání a činnosti společnosti.

Notář takové písemnosti, které mu budou předány v listinné podobě, převede do elektronické podoby a spolu s elektronickým stejnopisem podkladového notářského zápisu vyhotoveným podle ust. § 94a NŘ vloží pomocí dálkového přístupu do sbírky listin a do příslušného spisu. Není-li možné provést převod listiny do elektronické podoby, notář listinu do sbírky listin nebo do spisu nevkládá. Takovou listinu po provedení zápisu jen doručí příslušnému rejstříkovému soudu, který její vložení do sbírky listin zajistí.

V souladu s ustanovením § 115 ZVR vydá následně notář osobě zapsané postupem podle ust. § 113 ZVR z veřejného rejstříku (tj. žadateli) ověřený výstup z informačního systému veřejné správy podle zákona upravujícího informační systémy veřejné správy. Tento výstup zároveň zašle notář nejpozději do 3 pracovních dnů ode dne zápisu také osobám, které se zapisují do veřejného rejstříku podle jiného zákona v souvislosti se zápisem zapsané osoby. Těmito osobami jsou zejména jednatelé a společníci, pokud je zřízena dozorčí rada, tak také členové dozorčí rady.

 NahoruNovela zákona o soudních poplatcích

Dne 10. 5. 2016 podepsal prezident České republiky návrh novely zákona č. 549/1991 Sb., o soudních poplatcích. Novela zavádí do českého právního řádu "stoeurovou společnost s ručením omezeným". V souvislosti s tím se v ust. § 11 SoudP doplňuje odstavec 8 písmeno c), v tomto znění:

(8) Od poplatku za zápis skutečnosti do veřejného rejstříku provedený notářem se osvobozuje

c) zápis skutečnosti do obchodního rejstříku provedený notářem na podkladě notářského zápisu o zakladatelském právním jednání o založení společnosti s ručením omezeným, které obsahuje jen povinné náležitosti předepsané občanským zákoníkem a zákonem o obchodních korporacích a podle kterého vkladová povinnost má být splněna splacením v penězích.

Notářská komora České republiky vypracovala vzorovou společenskou smlouvu a zakladatelskou listinu splňující požadavky kladené zákonem na "stoeurovou společnost s ručením omezeným". Jedná se o zakladatelské právní jednání, které obsahuje pouze náležitosti stanovené v ust. § 123 NOZ a v ust. § 146 ZOK, tj. projev vůle založit společnost, obchodní firmu, sídlo (plná adresa nebo jen obec), předmět podnikání nebo činnosti společnosti, určení společníků (jméno, bydliště nebo sídlo), určení podílů každého společníka, přičemž se může jednat pouze o základní podíly, nikoliv o zvláštní podíly, výši základního kapitálu, který může být pouze peněžitý, počet a určení jednatelů, kterými může být jak fyzická osoba, tak i právnická osoba. Dále v zakladatelském právním jednání mohou být uvedeny zvláštní způsoby zastupování společnosti.