3.8 Náležitosti obchodních listin společností a zásady některých způsobů jejich prezentace na internetu

3.8

Náležitosti obchodních listin společností a zásady některých způsobů jejich prezentace na internetu

JUDr. Petra Kejvalová

Zákon o obchodních korporacích a občanský zákoník v některých oblastech přinesly společnostem nové povinnosti. Zaměříme se na oblast prezentace společností, zejména na to, jaké údaje jsou podnikatelé – společnosti povinni uvádět.

 NahoruKdo je tedy podnikatelem?

Definici podnikatele obsahují ustanovení § 420 a 421 NOZ. Podnikatelem je ten, kdo samostatně vykonává na vlastní účet a odpovědnost výdělečnou činnost živnostenským nebo obdobným způsobem se záměrem činit tak soustavně za účelem dosažení zisku. Pro účely ochrany spotřebitele a pro účely § 1963 NOZ (vzájemný závazek podnikatelů) se za podnikatele považuje také každá osoba, která uzavírá smlouvy související s vlastní obchodní, výrobní nebo obdobnou činností či při samostatném výkonu svého povolání, popřípadě osoba, která jedná jménem nebo na účet podnikatele. Za podnikatele se považuje osoba zapsaná v obchodním rejstříku. Má se za to, že podnikatelem je osoba, která má k podnikání živnostenské nebo jiné oprávnění podle jiného zákona.

 NahoruJaké jsou povinně uváděné údaje?

NOZ v části první (obecná ustanovení) hlavě II, dílu 5 pojednává o podnikateli. Ustanovení § 435 NOZ uvádí, že každý podnikatel je povinen uvádět na obchodních listinách a v rámci informací zpřístupňovaných veřejnosti prostřednictvím dálkového přístupu své jméno a sídlo. Podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku uvede na obchodní listině též údaj o tomto zápisu včetně oddílu a vložky. Podnikatel zapsaný v jiném veřejném rejstříku uvede údaj o svém zápisu do tohoto rejstříku. Podnikatel nezapsaný ve veřejném rejstříku uvede údaj o svém zápisu do jiné evidence. Byl-li podnikateli přidělen identifikující údaj, uvede i ten. Na obchodních listinách lze uvést i další údaje, nejsou-li způsobilé vyvolat klamavý dojem, či omyl.

V souhrnu se tedy jedná o: jméno (název, jméno a příjmení), sídlo (přesná adresa dle zápisu v příslušném rejstříku), identifikační číslo (IČO) nebo jiný identifikační údaj, údaj o zápisu do obchodního rejstříku, včetně oddílu a vložky, údaj o zápisu do jiné evidence než obchodního rejstříku.

Podnikatelé jsou oprávněni na obchodních listinách uvádět i další údaje (slovní, číselné, obrazové), které shledají jako vhodné a účelné pro svoji činnost. Jedná se o fakultativní náležitosti obchodních listin. Zejména jimi budou kontakty – telefonní čísla, e-mailové adresy, adresy internetových stránek, kontaktní osoby, daňové identifikační číslo, číslo účtu apod. Všechny tyto údaje je povinen podnikatel udržovat v aktuální podobě. Tyto údaje však nesmí vyvolávat klamavý dojem.

Uvádí-li kapitálová společnost nebo družstvo na obchodních listinách také údaj o svém základním kapitálu, musí se tento údaj týkat pouze upsané, resp. splacené části základního kapitálu. Nelze tedy v obchodních listinách uvádět, že společnost má základní kapitál 500 000 Kč, když splaceno v daném okamžiku je pouze 50 %, tj. 250 000 Kč. Lze tedy uvádět pouze splacenou výši základního kapitálu.

 NahoruKde je povinen podnikatel tyto údaje uvádět?

Definici obchodních listin, jak je tento pojem zmíněn v ustanovení § 435 NOZ, bychom v NOZ a ZOK hledali marně. Obchodními listinami jsou jednoznačně dopisy a objednávky (dle směrnice Rady č. 68/151/EHS a směrnice č. 2009/101/ES), nicméně zcela jistě lze pod pojem obchodních listin zahrnout i další písemné projevy společnosti. Mimo dopisy a objednávky lze k obchodním listinám zařadit také faktury (daňové doklady obecně), veškeré oficiální výměny korespondence při kontraktaci, tj. nabídky, poptávky, návrhy, žádosti, smlouvy, jejich dodatky, taktéž formou elektronické korespondence. Obecně by se dalo konstatovat, že obchodními listinami budou všechny písemné projevy podnikatele, které používá v rámci své podnikatelské činnosti. Požadavky kladené na obchodní listiny je tak možno vztáhnout i pro webové stránky společnosti.

Hlavním cílem úpravy je zajištění transparentnosti a dostupnosti informací pro třetí osoby. Základním požadavkem je, aby třetí osoby byly schopny veškeré povinné údaje v pravdivé a aktuální podobě jednoduše najít. Není nezbytně nutné, aby byly umístěny hned na úvodní stránce internetových stránek, nicméně musí k nim vést jasná a srozumitelná cesta. Řešením je například vytvoření odkazu, který je nazván "o nás" nebo "povinné údaje" apod., po jehož otevření třetí osoba získá veškeré povinné, případně i další doplňující a kontaktní informace. Nelze tedy povinné údaje a povinně uveřejňované dokumenty "schovávat" na internetových stránkách tak, že jejich dohledání bude složité, ne-li nemožné.

 NahoruKdy je povinen podnikatel povinné údaje uvádět na internetu?

Současná právní úprava neukládá všem podnikatelům povinnost bez zbytečného odkladu po jeho vzniku uveřejnit způsobem umožňujícím dálkový přístup obchodní (identifikační) informace. Ustanovení § 7 ZOK ukládá tuto povinnost pouze akciovým společnostem, když stanoví, že akciová společnost bez zbytečného odkladu po svém vzniku a dále průběžně uveřejňuje způsobem umožňujícím dálkový přístup, který je pro veřejnost bezplatný, a to tak, aby informace byly dostupné jednoduchým způsobem po zadání elektronické adresy, údaje, které je povinna uvádět na obchodních listinách, a další údaje stanovené tímto zákonem. Akciová společnost samozřejmě má povinnost údaje aktualizovat.

Ustanovení § 435 NOZ stanoví podnikateli povinnost uvádět i v rámci informací zpřístupňovaných veřejnosti prostřednictvím dálkového přístupu, tj. internetovými stránkami, údaje obligatorně vyžadované tímto ustanovením i pro obchodní listiny.

Akciovým společnostem je zákonem uložena povinnost uveřejňovat na internetových stránkách taktéž účetní závěrky, pozvánky k valným hromadám, příslušnost ke koncernu (existuje-li, dle ustanovení § 79 odst. 3 ZOK), zprávu o finanční asistenci apod. Zákonodárce naznal, že internet je silným médiem, které je dostupné široké veřejnosti, a tak upustil od povinnosti zveřejňovat pozvánku na valnou hromadu v Obchodním věstníku či celostátním deníku, nestanoví-li zakladatelský dokument jinak.

Pro ostatní podnikatele povinnost zřizovat a udržovat internetové stránky…